Comment embaucher son premier salarié ? 

Votre entreprise est en pleine expansion et vous envisagez d’embaucher votre premier salarié ? Toutes nos félicitations ! 

Déclarations, édition de votre premier contrat de travail, examen médical…le recrutement d’un premier salarié peut vous paraître complexe. Pas de panique, nous vous proposons aujourd’hui un guide complet pour vous aider à embaucher votre premier salarié, suivez-nous ! 🚀

Quelles sont les étapes à suivre lors de l’embauche d’un premier salarié ?

Étape 1 : Rédaction du contrat de travail 

Dans un premier temps, vous devez rédiger le contrat de travail du salarié. Ce dernier est essentiel, puisqu’il vient l’informer sur : 

• Sa rémunération ; 
• Les avantages accordés ; 
• Les dispositifs collectifs tels que l’épargne salariale ; 
• La prévoyance ; 
• La complémentaire santé ; 
• La durée du contrat s’il s’agit d’un contrat à durée déterminé (CDD) ;
• Etc.

Pour compléter le contrat de travail, vous aurez besoin de plusieurs documents et notamment : 

• De son RIB ; 
• D’une copie de sa pièce d’identité ; 
• D’une copie de sa carte vitale ; 
• Son titre de séjour valide et une autorisation de travail, si le salarié est étranger. 

Étape 2 : Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Ensuite, vous devrez obligatoirement réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours qui précédent la prise de fonction de votre premier salarié. Cette dernière peut être réalisée en ligne, sur le site de l’URSSAF ou depuis le Cerfa n°14738.

Le formulaire comprend plusieurs déclarations : 

• La déclaration de première embauche d’un salarié ; 
• L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité Sociale et à l’assurance chômage ; 
• L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail (SST) ; 
• La demande d’immatriculation du premier salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 
• La demande de visite d’information et de prévention.

Étape 3 : Adhésion à une caisse de retraite

L’employeur doit obligatoirement affilier tous ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’Argic-Arrco. Cette affiliation s'effectue par la transmission dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Étape 4 : Adhésion à une mutuelle

Vous souhaitez embaucher votre premier salarié ? Alors vous devez obligatoirement mettre en place une mutuelle d’entreprise. 

💡 Le salarié est en principe dans l’obligation d’adhérer à la mutuelle proposée par l’entreprise, sauf à de rares exceptions : 

• Si ce dernier est couvert par la mutuelle de son conjoint ; 
• S’il est en CDD ; 
• S’il travaille à temps partiel ; 
• S’il est apprenti ; 
• S’il bénéficie de la CSS (Complémentaire Santé Solidaire).

Étape 5 : Mise en place d’un registre unique du personnel (RUP)

Par ailleurs, l’employeur doit créer un Registre Unique du Personnel dès l’embauche de son premier salarié (ou de son premier stagiaire). Ce document permet de recenser chronologiquement tous les salariés ayant travaillé dans l’entreprise (identité, numéro de sécurité social, type de contrat, date d’entrée, date de sortie prévisionnelle...).

Étape 6 : Organisation de la visite d’information et de prévention 

Enfin, chaque nouveau salarié doit participer à une visite d’information et de prévention ou à un examen médical d’aptitude à l’embauche. La visite permet notamment d’informer le salarié sur les risques éventuels sur sa santé et sa sécurité auxquels il est exposé à son poste de travail. 

Elle doit avoir lieu dans un délai de 3 mois à compter de la prise de poste par le salarié. 

En cas de non-respect de vos obligations médicales vous encourrez les sanctions suivantes :

• Une amende de 1 500 €
• Une peine de prison de 4 mois ainsi qu’une amende de 3 750 € en cas de récidive.

💡Connaissez-vous le Club des RH ? Cette plateforme vous permet de trouver un freelance spécialisé dans les ressources humaines en quelques clics seulement ! Vous pourrez alors lui déléguer toutes les démarches administratives liées à l’embauche de votre premier salarié ! 

Peut-on bénéficier d’une aide pour sa première embauche ? 

Il existe effectivement plusieurs dispositifs pour vous aider à embaucher votre premier salarié. Et notamment : 

• Les aides à l'embauche dans une zone en difficulté
• Les aides à l’embauche d’un travailleur saisonnier agricole ; 
• Les aides à l’embauche d’un travailleur en situation de handicap ; 
• Etc.

💡 Pour connaître toutes les aides à votre disposition, rapprochez-vous de France Travail, de votre Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) ou encore de l’URSSAF. 

Quelles sont les alternatives au recrutement d’un salarié ?

Les démarches pour embaucher un salarié vous semblent un peu trop complexes ? Ne vous inquiétez pas, il existe d’autres façons d’augmenter l’effectif de votre entreprise !  Nous pensons ici à des solutions plus temporaires. 

Le stage ou l’alternance

Dans un premier temps, le stage et l'alternance sont des solutions flexibles et avantageuses pour intégrer de nouvelles compétences dans une entreprise en croissance. Ces dispositifs vous permettront de former vos éventuels futurs collaborateurs, de tester leurs capacités et de les intégrer progressivement à votre équipe, tout en bénéficiant d’un soutien financier et administratif. 

La sous-traitance à un autre freelance

Vous pouvez également sous-traiter une partie de vos tâches à un autre freelance. Ce mode de collaboration permet de répondre à des besoins ponctuels ou spécifiques sans avoir à réaliser les démarches administratives et juridiques liées à une embauche classique.

Le portage salarial 

Enfin, le portage salarial peut être intéressant si vous souhaitez engager un salarié sans pour autant vous engager dans les contraintes d’une embauche classique. Cette alternative vous permettra également de tester les besoins réels de votre entreprise en termes de personnel avant de prendre une décision d’embauche plus définitive.